Het belang van INCOTERMS® en hoe u deze (strategisch) kan inzetten binnen uw bedrijf
Bent u van plan om zaken te doen met het buitenland? Importeert u uit het buitenland of exporteert u naar het buitenland? Zo ja, maakt u gebruik van de Incoterms®? Dit zijn internationaal gehanteerde uniforme leveringsvoorwaarden die de rechten en plichten van koper en verkoper regelen m.b.t. het transport, de verzekeringen, plaats van levering, vergunningen en douaneformaliteiten.
Neen? Nochtans kan het gebruik van de juiste Incoterms® ook voor u voordelen op leveren.
Wat zijn Incoterms®?
Incoterms® zijn een internationale standaard over de rechten en plichten van de koper en verkoper die van toepassing zijn op koopovereenkomsten van goederen waarbij sprake is van grensoverschrijdend vervoer. Ze werden ontwikkeld en gepubliceerd door de International Chamber of Commerce (ICC).
Iedere Incoterm® staat voor een reeks van verplichtingen die de koper en de verkoper ten opzichte van elkaar hebben. Daarnaast bevatten ze een regeling over de verdeling van kosten en risico’s. Zo regelen de Incoterms® in concreto (1) de plaats van de levering, (2) de verplichtingen van beide partijen, (3) welke partij de verzekeringen, vergunningen, machtigingen en andere formaliteiten aangaande het vervoer van de goederen regelt, (4) wie van de partijen tot waar het transport regelt en (5) op welk moment de kosten en risico's overgaan van de verkoper op de koper.
De Incoterms® bevatten evenwel geen regels inzake (1) de eigendomsoverdracht, (2) de verhouding tussen koper, verkoper en vervoerder of (3) de betalingsvoorwaarden, garantiebepalingen en de gevolgen van een wanprestatie van een contractspartij. Hierover zal u dus nog afzonderlijk afspraken moeten maken.
De Incoterms® worden regelmatig vernieuwd. De meest recente versie, uit 2010, is van kracht sinds 1 januari 2011.
Waarom zijn deze regels voor u van belang?
Stel, u heeft net een mooie deal gesloten met een Chinese leverancier. U wil nu natuurlijk geen onduidelijkheid wie het transport regelt en betaalt.
Maakt u geen gebruik van de Incoterms®, dan zal u moeten afspreken wie het transport regelt en betaalt en tot welk punt; wie laden, lossen, op- en overslag voor zijn rekening neemt; wie de uitvoerformaliteiten voor zijn rekening neemt; wie de doorvoer en wie de invoer regelt; wie de transportverzekering neemt en betaalt, de nodige documenten verzorgt, instaat voor de verpakking; wanneer goederen beschikbaar moeten zijn en moeten worden ontvangen, ...
Niet eenvoudig, zeker niet omdat u, om elke discussie ter zake te vermijden, elk van deze punten afzonderlijk dient op te nemen in de overeenkomst met uw Chinese leverancier (al dan niet via toepassing van uw algemene voorwaarden). Duidelijke afspraken over elk detail van de soms lange logistieke ketting zijn nu eenmaal van cruciaal belang.
Regelt u niets van dit alles, dan zijn de ter zake geldende wettelijke bepalingen en handelsgebruiken van toepassing en deze zijn niet noodzakelijk in uw voordeel. Bovendien kunnen deze handelsgebruiken wereldwijd verschillen met mogelijke misverstanden, geschillen en procedures tot gevolg.
Veel eenvoudiger is het om in dergelijk geval gebruik te maken van de Incoterms®. Een uitdrukkelijke verwijzing naar een Incoterm® in uw algemene voorwaarden of overeenkomst bakent immers op een duidelijke manier de wederzijdse verplichtingen van de partijen af. De kans op juridische implicaties is dan ook veel kleiner. Bovendien zijn de Incoterms® beschikbaar in verschillende talen, hetgeen interpretatieproblemen vermijdt.
Hoe de juiste Incoterm® kiezen?
Er zijn 11 verschillende Incoterms®, codes van 3 letters (EXW, FOB, ...) waarmee even veel verschillende manieren worden aangeduid om goederen internationaal te leveren. 4 zijn er specifiek bedoeld voor transport over water. De andere 7 gelden voor alle soorten transport (multimodaal transport).
Kies niet lukraak een Incoterm®, maar ga uit van uw concrete situatie die bij elke transactie anders kan zijn. Elk van deze Incoterms® geeft immers de handelingen weer voor zowel verkoper als koper. Het gaat om: leveren en betalen, vergunningen en formaliteiten, vervoers- en verzekeringsovereenkomst, afleveren en in ontvangst nemen, risico-overdracht, kostenverdeling, kennisgeven over en weer, het afleverbewijs, controleren/verpakken/merken/inspecteren en enkele kleinere zaken. Hou rekening met de diverse specifieke elementen van uw transactie.
Hou tenslotte ook rekening met de BTW-impact van de Incoterms®. Deze bepalingen regelen immers wie zal instaan voor het transport en wie de goederen zal in- dan wel uitklaren, de plaats van de handeling (invoer, driehoeksverkeer, …) en hebben invloed op de toepassing van vrijstellingen (export, intracommunautaire leveringen, …).
Indien u meer informatie wenst omtrent dit onderwerp kan u steeds contact opnemen met Anne Roucourt, Legal Partner of uw dossierbeheerder.
