Intracommunautaire leveringen: voortaan makkelijker bewijsbaar via 'bestemmingsdocument'

Zeker bij afhaaltransacties kan dit voor een serieuze vereenvoudiging zorgen.

Tevens kan het ertoe leiden dat onaangename discussies met de controleur over het bewijs van vervoer worden vermeden. 

Vrijstelling intracommunautaire levering

Een intracommunautaire levering van goederen vormt een transactie waarbij u deze goederen verkoopt aan een belastingplichtige afnemer in een andere lidstaat. Dergelijke levering kan onder bepaalde voorwaarden worden vrijgesteld van btw. Hierbij dienen deze goederen door of voor rekening van uzelf of van de koper vanuit België te worden verzonden of vervoerd naar een andere lidstaat. In de lidstaat van aankomst is de koper van de goederen er op zijn beurt toe gehouden om de intracommunautaire verwerving aan btw te onderwerpen. Hierdoor wordt de btw geheven in het land van consumptie of aanwending. 

De vrijstelling van de intracommunautaire levering is bijgevolg pas gegrond wanneer u twee voorwaarden vervult:
Vooreerst moet u kunnen factureren aan een correct btw-nummer van een afnemer toegekend door een andere lidstaat. Denk eraan, indien u aan een Belgisch btw-nummer factureert, dan kan de vrijstelling voor intracommunautaire leveringen niet worden toegepast, ook al gaan de goederen naar een andere lidstaat. In dergelijk geval dient u in principe Belgische btw aan te rekenen.

De correctheid van het buitenlandse btw-nummer kan o.a. worden nagegaan op de zgn. VIES-website (Systeem voor de uitwisseling van btw-informatie)

Daarnaast moet u eveneens kunnen aantonen dat de door u geleverde goederen naar aanleiding van de verkoop België effectief hebben verlaten.

Het bewijs van het bestaan van het vervoer of de verzending van de goederen moet door uzelf kunnen worden geleverd, dit via een geheel van gebruikelijke en overeenstemmende handelsstukken die aantonen dat aan de voorwaarden voor de vrijstelling is voldaan. Hierbij kan worden gedacht aan bestelbons, vervoersfacturen, vervoersbewijzen, betalingsstukken, contracten, enz.

Indien u als leverancier zelf instaat voor het vervoer of indien u hiertoe opdracht geeft, dan schept deze bewijsvoering over het algemeen geen echte problemen. Anders is het wanneer de goederen door de afnemer of voor zijn rekening bij u worden afgehaald. Het gaat hierbij om zgn. afhaaltransacties. In dergelijk geval bent u vaak afhankelijk van de bewijzen die uw klant u al dan niet aanbiedt.

Blijkt dit in de praktijk onvoldoende, dan kan u voor een onaangename verrassing komen te staan indien naar aanleiding van een controle wordt besloten om alsnog btw na te heffen, verhoogd met een boete en interesten. Indien u op dat ogenblik de afnemer nog dient te contacteren om bijkomende bewijzen aan te leveren dan blijkt dit in de praktijk vaak een onhaalbare taak.

Bestemmingsdocument

Om dergelijke bewijsproblemen te vermijden wordt door de administratie voortaan een alternatief aangeboden. Hierbij wordt aanvaard dat ook een zogenaamd "bestemmingsdocument" voor btw-doeleinden kan gelden als bewijs van een intracommunautair vervoer. 

Dit komt erop neer dat u enkel een dergelijk door de koper ondertekend document moet kunnen voorleggen. Hierdoor heeft deze laatste geattesteerd dat de goederen in zijn bezit zijn op een plaats buiten België, maar binnen de EU.

Het gebruik van het bestemmingsdocument is optioneel. Als leverancier kan u dus geval per geval beoordelen of u er al dan niet gebruik zal van maken. Tevens mag het bestemmingsdocument alle intracommunautaire leveringen aan eenzelfde klant omvatten voor een periode van maximum drie opeenvolgende kalendermaanden.

Dergelijk bestemmingsdocument dient een aantal verplichte vermeldingen te bevatten, waaronder de gegevens van beide partijen (naam, adres en btw-nummer), een beschrijving van de geleverde goederen, de prijs, enz. Het document kan per e-mail worden verstuurd. Als leverancier moet u er wel op toezien dat u in het bezit komt van een door de afnemer ondertekend exemplaar.

Verricht u regelmatig verkopen binnen een internationaal kader en komt uw afnemer de goederen soms zelf afhalen dan is het gebruik van een bestemmingsdocument zeker een aanrader en een stap in de goede richting op het vlak van de vereenvoudiging van uw administratie. 

Indien u assistentie wenst bij het opstellen van deze bestemmingsdocumenten aarzel dan vooral niet Wim De Pelsmaeker (VAT Partner) te contacteren.