Eindejaarstips 2025: Btw

Wilt u naar aanleiding van eindejaar uw personeel of zakenrelaties een kleine attentie schenken? Ook op het vlak van btw moet u rekening houden met specifieke regels met betrekking tot de btw-aftrek voor geschenken en personeelsfeesten.

Voor relatiegeschenken geldt dat slechts één geschenk per kalenderjaar per werknemer/klant met een bedrag lager dan 50 euro (excl. btw) in aanmerking komt voor btw-aftrek. Bij een geschenk van 50 euro of meer is er geen btw-aftrek mogelijk. Voor tabaksproducten en geestrijke dranken geldt er sowieso geen aftrek. Let hier ook op met de combinatie van een geschenk dat uit meerdere componenten bestaat, zoals bijvoorbeeld een fles in een mooie houten kist.

Btw op kosten van spijzen en dranken tijdens een personeelsfeest is in principe nooit aftrekbaar. Wanneer de onderneming zelf maaltijden voorziet en de werknemers zich hier zelf van bedienen, kan de fiscus de btw op deze maaltijden echter wél terugvorderen. Het gaat in dat geval immers niet om een restaurant- of cateringdienst. Andere kosten in verband met een personeelsfeest zijn onder bepaalde voorwaarden aftrekbaar volgens de gewone btw-regels.

Zodra de btw opeisbaar wordt door een levering van goederen of het verrichten van een dienst, is de leverancier/dienstverrichter verplicht het verschuldigde btw-bedrag aan de Schatkist te voldoen via de periodieke btw-aangifte. Bij de jaarafsluiting kan men echter vaststellen dat er openstaande klantenvorderingen zijn, waarvoor de verschuldigde btw al werd afgedragen.

De btw kan worden teruggevorderd zodra definitief vaststaat dat de vordering volledig of gedeeltelijk verloren is. Het exacte tijdstip waarop een schuldvordering als definitief verloren mag beschouwd worden is echter niet door de wet bepaald. De bewijslast ligt hiervoor bij de leverancier/dienstverrichter: hij moet kunnen aantonen dat hij alle mogelijke middelen van verhaal heeft aangewend om de vordering alsnog te innen, voordat hij de btw kan terugvorderen.

Voor de teruggaaf van btw op verloren schuldvorderingen geldt een vervaltermijn van drie jaar. Uitgereikte facturen die in kalenderjaar 2022 als definitief verloren beschouwd worden, komen uiterlijk in 2025 nog in aanmerking voor btw-recuperatie.

Opgelet: bij een overname van een schuldvordering moet u rekening houden met verschillende formaliteiten. Er gelden specifieke regels op het vlak van btw waarover wij u verder kunnen adviseren.

Eindejaarsverrekening tussen verbonden ondernemingen: is dit het resultaat van een prestatie en bijgevolg onderworpen aan btw, of gaat het over een winstverdeling of correctie die buiten de werksfeer van de btw valt?

Naar aanleiding van een recent arrest bevestigde het Hof van Justitie dat Transfer Pricing-correcties tussen verbonden ondernemingen onder bepaalde voorwaarden beschouwd kunnen worden als een vergoeding voor een dienstprestatie die onder bezwarende titel wordt verricht.

Als er een rechtstreeks verband bestaat tussen de geleverde dienst en de tegenprestatie, dan kunnen contractueel overeengekomen winstmargeaanpassingen beschouwd worden als een vergoeding voor een dienst, en dus aan btw onderworpen zijn (Arcomet, C-726/23, punt 49).

In 2025 werd de regeling ‘6% bij afbraak en heropbouw’ opnieuw aangepast. Dankzij deze wijziging kan de levering van een woning na afbraak en heropbouw opnieuw gebeuren aan het verlaagde btw-tarief van 6%. Conform de overige regelingen moet hiervoor wel tijdig een correcte verklaring worden ingediend.

Bij de inwerkingtreding van de nieuwe regeling was het formulier 111 niet beschikbaar en moest er gewerkt worden met een factuurverklaring voorzien door de administratie.

Formulier 111, dat fungeert als officiële verklaring, is inmiddels beschikbaar via MyMinfin, onder het tabblad ‘mijn interacties’. De bouwheer/verkoper moet de verklaring indienen, afhankelijk van de bestemming van de heropgebouwde woning:

• uiterlijk op 31 januari 2026 voor projecten waarvoor de btw na 30 juni 2025 opeisbaar werd en waarbij de tijdelijke tolerantie werd toegepast;
• vooraleer de btw opeisbaar is voor alle nieuwe projecten

Vanaf 1 januari 2026 wordt elektronische facturatie verplicht voor elke -transactie tussen btw-plichtige ondernemingen in België. Enkel facturen die elektronisch worden uitgewisseld – de zogenaamde e-facturen –, zullen als geldig voor btw-doeleinden beschouwd worden. Dit betekent dat zowel het verzenden als ontvangen van facturen correct moet gebeuren (lees: via een erkend elektronisch netwerk.)

Ondernemingen die deze verplichting niet naleven, riskeren boetes: 1.500 euro bij de eerste overtreding, 3.000 euro bij de tweede en 5.000 euro bij elke daaropvolgende overtreding. Er wordt pas een volgende boete opgelegd als de administratie minstens drie maanden na de eerdere vaststelling een nieuwe inbreuk constateert, waarvoor al een boete werd opgelegd.

Hoewel e-facturatie vanaf 1 januari 2026 verplicht is, zal de FOD Financiën gedurende de eerste drie maanden van 2026 een tolerantieperiode hanteren. In deze periode worden geen sancties opgelegd voor inbreuken op de nieuwe verplichting, mits de onderneming kan aantonen dat ze tijdig en op redelijke wijze voorbereidingen heeft getroffen.

Sommige btw-plichtigen zijn echter vrijgesteld van verplichte e-facturatie: gefailleerden en forfaitaire btw-plichtigen hoeven geen e-facturen te versturen. Bijkomend zijn ondernemingen met uitsluitend vrijgestelde handelingen en buitenlandse btw-plichtigen zonder een vaste inrichting voor btw-doeleinden in België niet verplicht om e-facturen te versturen, noch te ontvangen.

Wanneer u handelingen verricht waarover btw verschuldigd is én handelingen die vrijgesteld zijn van btw, dan bent u een gemengde btw-plichtige. Dit betekent dat u geen volledig recht heeft op btw-aftrek. De aftrek moet beperkt worden op basis van een algemeen verhoudingsgetal of volgens het werkelijk gebruik.

In de loop van het eerste kwartaal of eerste 3 maanden van 2026 moeten de algemene en bijzondere verhoudingsgetallen die op basis van omzet berekend worden, geëvalueerd worden op basis van de definitieve cijfers van kalenderjaar 2025. Bij overmatige aftrek moet u btw terugstorten, terwijl u bij te weinig aftrek een bijkomende aftrek mag uitoefenen. Houd rekening met de gekende 10%-regel als u al langer dan 1 jaar werkt met een algemeen of bijzonder verhoudingsgetal op basis van omzet.

Op basis van het begrotingsakkoord voor 2026 wordt geen algemene btw-verhoging verwacht. Wel zou het btw-tarief op non-alcoholische dranken in de horeca en op entertainment dalen van 21% naar 12%, waardoor een frisdrankconsumptie op café goedkoper zou worden. Tegelijk zouden bepaalde producten en diensten voor de eindconsument duurder worden als gevolg van btw-verhogingen op:

• Culturele activiteiten, sport en ontspanning, hotels, campings en afhaalmaaltijden: van 6% naar 12%
• Pesticiden: van 12% naar 21%

Daarnaast keurde de ministerraad het ontwerp van koninklijk besluit goed ter herinvoering van het verlaagd btw-tarief op leveringen met plaatsing van warmtepompen. Vanaf 1 januari 2026 wordt het tarief van 6% opnieuw toegepast voor een periode van vijf jaar. Het ontwerp wordt nog ter advies voorgelegd aan de Raad van State en is pas definitief na publicatie in het Belgisch Staatsblad.

Indiening btw-aangiften
Via deze link kunt u de btw-kalender raadplegen met alle belangrijke termijnen om boetes en intresten te vermijden.

Jaarlijkse intracommunautaire opgaven
Met betrekking tot 2025: in te dienen voor 31.03.2026.

Jaarlijkse klantenlisting
Met betrekking tot 2025: in te dienen voor 31.03.2026.

Teruggaafverzoek buitenlandse btw
Met betrekking tot facturen kalenderjaar 2025: in te dienen voor 30.09.2026.