Rémunérations d’administrateur et de management : déductibilité au sein de l’entreprise

Nous distinguons les rémunérations d’administrateur et les rémunérations de management.

Les rémunérations d’administrateur sont accordées dans le cadre d’un mandat officiel de droit des sociétés, tel que celui d’administrateur, de gérant ou de liquidateur. Dans ce cas, il importe peu que la fonction soit exercée par une personne physique ou par une personne morale dotée d’un représentant permanent. Outre la gestion et l’administration (quotidienne), les fonctions peuvent comprendre la représentation externe de l’entreprise et l’établissement des états financiers. Toutefois, il est essentiel que vous démontriez réellement et suffisamment ces services. Une rémunération déraisonnable ou non conforme au marché peut toujours être rejetée, en tout ou en partie, à des fins fiscales.

Les rémunérations de management sont des rémunérations pour des services contractuels et des obligations sans mandat de la part de l’entreprise. Ils servent de contrepartie à des services tels que l’administration et la gestion qui ne sont pas couverts par des mandats officiels. Les autorités fiscales considèrent ces honoraires d’un œil critique et attendent une justification solide des services rendus. Il est donc essentiel que vous puissiez fournir un convention de services bien documentée qui définisse clairement les services spécifiques et le calcul des honoraires.

Quels sont les frais professionnels déductibles fiscalement ?
Conformément à l’article 49 du Code des impôts sur les revenus 1992 (ci-après CIR), il s’agit des frais « faits ou supportés par le contribuable au cours de la période imposable en vue d’acquérir ou de conserver les revenus imposables et dont il justifie la réalité et le montant au moyen de documents probants ou, quand cela n’est pas possible, par tous autres moyens de preuve admis par le droit commun, sauf le serment. Sont considérés comme ayant été faits ou supportées pendant la période imposable, les frais qui, pendant cette période, sont effectivement payés ou supportés ou qui ont acquis le caractère de dettes ou pertes certaines et liquides et sont comptabilisés comme telles.»

En résumé, cela revient à dire que les frais doivent remplir trois conditions pour être déductibles fiscalement :

1. Les frais doivent être faits ou supportés en vue d’obtenir ou de conserver un revenu imposable ;
2. Les frais doivent avoir été faits ou supportés au cours de la période imposable ;
3. Leur réalité et leur montant doivent être prouvés. (Cass. 15 octobre 2015, F.14.0161.N ; Rb. Leuven 1er mars 2019, numéro de rôle 17/1609/A)).

Dans la pratique, cette troisième condition constitue souvent une pierre d’achoppement, surtout en ce qui concerne les honoraires de management. Pour prouver l’authenticité des services, il est important que vous les justifiiez suffisamment. Les preuves doivent toutefois être vérifiables et fiables, et décrire de manière suffisamment détaillée la contrepartie fournie.

Un examen de la jurisprudence nous apprend que vous êtes mieux armé pour prouver la réalité de votre prestation en utilisant les éléments suivants :

• Des accords écrits qui définissent clairement la prestation, la rémunération et les conditions contractuelles ;
• Factures : il est très important de détailler suffisamment la prestation dans la facture, avec des pièces jointes si nécessaire (Anvers 16 juin 2020 (numéro de rôle 2019/AR/427)) ;
• Documentation décrivant la nature et l’étendue du travail de l’administrateur ou du manager, comme les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration, les descriptions de fonctions, les courriels, les rapports d’avancement, les ordres du jour, les factures, les paiements et les reçus, les signatures indiquant la capacité, les rapports financiers, les justificatifs des frais de déplacement et de voyage, les times sheet, etc. (par exemple, Anvers, 18 mai 1999 ; Bergen, 4 octobre 2023 (numéro de rôle 2022/RG/406)).

La réalité des services fournis peut-elle être prouvée ? Dans ce cas, l’administration fiscale ne peut pas refuser la déduction des rémunérations d’administrateur ou de management au seul motif que les services n’ont pas été fournis par ou pour le compte de la personne à laquelle la rémunération a été versée. (Cass. 22 mars 2019 (numéro de rôle : F.18.0048.N)).

En principe, le montant de la rémunération allouée peut être librement déterminé par les parties. Il est important de noter que le montant de la rémunération ne peut pas être disproportionné par rapport aux revenus ou à la trésorerie de l’entreprise (Gand 26 octobre 2021 ; Gand 24 mai 2022, numéro de rôle 2021/AR/300 ; Rb. Luxembourg 2 décembre 2020, numéro de rôle 18/519/A)).

La déductibilité des rémunérations d’administrateur et de management reste une question brûlante pour les autorités fiscales. Il est essentiel pour les entreprises de se tenir au courant des tendances dans ce domaine. Grâce à une documentation détaillée et justifiée, vous garantissez la déductibilité de ces rémunérations et évitez des discussions fastidieuses avec les autorités fiscales.