Astuces de fin d’année 2024 : Nouveautés RH

Un employeur peut récompenser ses employés par des cadeaux en nature, en espèces ou des chèques-cadeaux à l’occasion de certains événements particuliers. Sous certaines conditions, ces cadeaux ne sont pas considérés comme des salaires. Cela signifie :

• Pas de cotisations sociales : ni le travailleur ni l’employeur ne doivent payer de cotisations sociales personnelles ou patronales.
• Pas d’impôt pour le travailleur : le cadeau n’est pas imposé à l’impôt des personnes physiques (et donc pas d’application du précompte professionnel).
• Déductibilité fiscale pour l’employeur : les frais sont déductibles, pour autant que les conditions soient remplies (pas pour tous les cadeaux).

Une distinction s’applique entre :

1. Cadeaux pour des événements privés : aucun lien avec l’activité professionnelle de l’employé
2. Cadeaux liés à l’activité professionnelle

Cadeaux à l’occasion d’événements privés

Les cadeaux ou avantages de faible valeur offerts par un employeur à un salarié à l’occasion d’événements privés (tels qu’une naissance ou un mariage) sont considérés comme des avantages sociaux. Ils sont exonérés d’impôt pour l’employé mais ne sont pas déductibles pour l’employeur.

L’administration fiscale considère qu’un avantage est « de faible valeur» si sa valeur ne dépasse pas 50,00 euros. Les montants supérieurs ne sont pas considérés comme des avantages sociaux et ne sont donc pas exonérés.

Cadeaux liés à l’activité professionnelle

Les cadeaux en nature, en espèces ou en chèques-cadeaux sont exonérés d’impôt et déductibles pour l’employeur dans les conditions suivantes :

1. Égalité de traitement : tous les membres du personnel doivent bénéficier du même avantage.
2. Occasion : ils sont accordés à l’occasion de célébrations (par exemple Saint-Nicolas, Noël, Nouvel An, anniversaire), de récompenses honorifiques ou d’un départ à la retraite.
3. Montants maximum :
   Célébrations annuelles : 40,00 euros par employé + 40,00 euros par enfant à charge.
   Distinctions honorifiques (accordées en dehors du cadre de l’entreprise) : 120,00 euros par an.
   Retraite : 40,00 euros par année de service (min. 120,00 euros, max. 1000,00 euros pour l’ONSS).

Ces montants peuvent être cumulés.

4. Conditions chèques-cadeaux : utilisables uniquement dans les entreprises affiliées à l’émetteur des chèques, non échangeables contre des espèces et d’une durée de validité limitée.

Résumé : Montants acceptés par le fisc et l’ONSS:

Les cadeaux et les chèques-cadeaux qui ne remplissent pas les conditions ne sont pas déductibles pour l’employeur.

S’il ne s’agit pas d’avantages de faible valeur, ils sont considérés comme des salaires pour leur valeur totale. De ce fait, les cotisations sociales et les impôts sont dus à la fois par le salarié et par l’employeur.

Dans la pratique, il arrive qu’un employeur, dans le cadre d’un plan cafétéria – soit à tous ses employés (compte tenu de l’interdiction de discrimination) – rembourse par le biais du traitement des salaires le montant privé que l’employé a épargné individuellement auprès de sa banque dans le cadre du plan d’épargne-pension individuel.

Dans ce cas, l’employé conserve l’avantage fiscal dont il bénéficie au titre de l’impôt des personnes physiques (voir la section relative à l’impôt des personnes physiques). En outre, aucune cotisation salariale (13,07 %) et patronale (+/- 27 %) n’est prélevée sur le remboursement effectué par l’employeur. Toutefois, cette prestation est soumise à l’impôt (précompte professionnel) et l’employeur devra payer une cotisation patronale spéciale de 8,86 % sur le montant du remboursement.

Dans tous les cas, l’employeur doit demander la preuve du versement du montant à l’épargne-pension individuelle pour prouver que le montant remboursé est bien affecté à un contrat d’épargne-pension.

Les travailleurs flexi-job bénéficient d’une exonération d’impôt sur le revenu. Toutefois, il convient de tenir compte de limites déterminées en fonction de la situation du salarié.

Exonération fiscale pour les flexi-jobs pour l’année de revenus 2024 :

• Salariés avec un régime d’emploi de 4/5e :
  • Les salariés employés au moins à 4/5e peuvent gagner jusqu’à 12.000,00 EUR par an en franchise d’impôt via un flexi-job.
  • Les revenus dépassant cette limite sont imposés selon les taux d’imposition habituels.
• Les retraités :
  • Les retraités conservent la possibilité de gagner un revenu supplémentaire illimité et exonéré d’impôt grâce au régime de flexi-job.
  • Attention : ce régime peut changer à partir du 1er janvier 2025 pour ceux qui prennent une retraite anticipée. Plus d’informations à ce sujet dans notre bulletin d’information de décembre 2024.

Dans un environnement de travail qui évolue rapidement, il est essentiel que vos documents RH soient toujours à jour. Des documents périmés ou incomplets peuvent entraîner des risques juridiques et administratifs.

Prenons l’exemple des documents suivants :

• Règlement de travail : tenez votre règlement de travail à jour en tenant compte des modifications récentes de la législation du travail. Il se peut que vous deviez ajouter certains éléments.
• Accord de télétravail : pour les employés qui travaillent structurellement à domicile, un accord de télétravail clair et conforme est essentiel.
• Politique en matière de voitures : veillez à ce que des accords clairs soient conclus sur l’utilisation de la voiture de société, y compris l’utilisation privée, les dommages et les responsabilités.
• Politique en matière de téléphonie mobile : établissez des règles claires pour l’utilisation des équipements et des abonnements de l’entreprise, afin d’éviter les abus et les coûts imprévus.
• Politique en matière de dépenses : définissez des procédures claires pour les dépenses professionnelles afin qu’elles soient correctement comptabilisées auprès de l’ONSS et des autorités fiscales.
• Politique en matière d’Internet et de courrier électronique : formuler des lignes directrices pour un comportement en ligne et une utilisation du courrier électronique responsables, y compris des informations sur une éventuelle surveillance.

Nous sommes heureux de vous aider à remettre à niveau votre administration des RH. Vous vous demandez si vos documents sont toujours adaptés à la législation la plus récente et aux activités de votre entreprise ? Contactez-nous pour un contrôle approfondi ou des conseils sur mesure.

1. Contexte

Jusqu’au 31 décembre 2023, il n’était pas possible pour un salarié de reporter les jours de congés légaux à l’année civile suivante.

Toutefois, à partir du 1er janvier 2024, il sera possible pour les salariés de reporter et de prendre les jours de congés légaux qu’ils ne peuvent pas prendre en raison de certaines suspensions pendant une période de 24 mois suivant l’année de vacances à laquelle ces jours de congés se rapportent.

Cette disposition ne doit pas être confondue avec les congés extra-légaux (tels que les congés d’ancienneté, les congés conventionnels,…) dont le transfert n’est pas réglementé par la loi, mais dont le transfert est souvent fixé en pratique dans le règlement de travail. Par exemple : un maximum de 5 congés extra-légaux à transférer au plus tard au mois d’avril de l’année civile suivante. Si ces conditions ne sont pas remplies, le salarié perd ces jours et ils ne sont pas payés.

Cette modification – la possibilité de reporter les jours fériés légaux à l’année civile suivante dans certains cas – a été introduite par un arrêté royal du 8 février 2023 et est entrée en vigueur le 1er janvier 2024. Nous appliquerons cette nouvelle réglementation pour la première fois en décembre 2024.

2. Principe général

Le principe général reste d’application. Le travailleur est tenu de prendre ses vacances au cours de l’année de vacances elle-même, tandis que l’employeur est tenu de donner au travailleur la possibilité de prendre ses vacances.

Dans quelles situations les vacances peuvent-elles être reportées ?

Les vacances peuvent être reportées si le travailleur (ouvrier ou employé) est dans l’impossibilité de prendre ses vacances à la fin de l’année pour des raisons (liste limitative) :

• l’accident ou la maladie professionnelle ;
• l’accident ou la maladie d’origine privée ;
• le repos de maternité ;
• le congé de paternité (dans le cadre de la conversion du congé de maternité) ;
• le congé de naissance ;
• le congé prophylactique ;
• le congé d’adoption ;
• le congé d’accueil ;
• congé de parent nourricier.

Le travailleur a le droit de prendre les jours de vacances non utilisés pendant une période de 24 mois suivant l’année de vacances à laquelle ces jours de vacances se rapportent. Concrètement, pour l’année de vacances 2024, le salarié a le droit de prendre ces jours en 2025 et 2026.

3. Application concrete

Cette nouvelle réglementation doit être interprétée de manière stricte. Cela signifie que la cause de l’impossibilité pour le travailleur de prendre ses vacances est la suspension, et non, par exemple, les congés déjà planifiés des collègues, le rush de fin d’année ou d’autres raisons.

L’employeur doit examiner la situation au 31 décembre et compter le nombre de jours de vacances qui n’ont pas pu être pris en raison d’une suspension en décembre (ou éventuellement plus tôt). L’employeur compte le nombre de jours de travail possibles à la fin de l’année, en tenant compte des jours fériés, des jours de remplacement, des jours de congé collectif, des jours d’inactivité, etc.

Il s’agit uniquement des suspensions qui ont lieu à la fin de l’année ou qui durent jusqu’à la fin de l’année. Cela ne concerne donc pas les suspensions qui ont lieu plus tôt dans l’année, par exemple les congés de maternité en juillet, août et septembre.

Exemple:

Un salarié est malade depuis septembre et reprend le travail le lundi 23 décembre 2024. Il lui reste 8 jours de congés légaux. En théorie, il peut encore prendre 6 jours de congé en 2024 (du lundi 23 décembre 2024 au mardi 31 décembre 2024). Cela fait 2 jours qui peuvent être reportés.

Nous n’excluons pas la possibilité qu’un employeur interprète cette disposition de manière plus large et décide, en concertation avec le travailleur, de reporter plus de jours que ce qui est strictement autorisé. Toutefois, nous ne savons pas actuellement avec quelle rigueur les services d’inspection contrôleront cette nouvelle réglementation.

4. Pécule de vacances pour les jours fériés transférés

Dans le cas d’un employé, l’employeur versera le 31 décembre 2024 le pécule de vacances pour les vacances transférées sur la base du salaire de décembre 2024. Les cotisations de sécurité sociale seront perçues sur ce pécule de vacances unique (sous réserve d’un arrêté royal définitif de cette nouvelle réglementation).

Le travailleur a déjà reçu le pécule de vacances relatif à ces jours de vacances de sa caisse de vacances.

Ces jours de vacances ne doivent plus être déclarés à la mutualité (jusqu’au 31 décembre 2023, une clause de cumul existait entre les prestations INAMI et les jours pour lesquels le travailleur pouvait encore prétendre à un pécule de vacances. Cette disposition anti-cumul a été supprimée depuis).

5. Jours de vacances reportés en 2025 et 2026

Les vacances transférées ne sont pas rémunérées si elles sont prises en 2025 et 2026, tant pour les ouvriers que pour les employés.

Si l’ouvrier quitte son emploi, les vacances transférées seront mentionnées sur le certificat de vacances et pourront être prises auprès d’un autre employeur.

La manière dont les vacances transférées doivent être attestées si un travailleur quitte son emploi à partir de 2025 n’est pas encore claire.

6. Dans quelles situations les congés ne peuvent-ils pas être reportés ?

Si un salarié ne peut pas prendre ses vacances pendant l’année de vacances en raison d’un cas de force majeure ou d’une suspension autre que celles figurant dans la liste ci-dessus (par exemple, retrait du travail pour protection de la maternité), il perd le droit aux vacances. Ces jours ne peuvent donc pas être reportés à l’année suivante.

Toutefois, l’employeur est tenu de verser à l’employé le pécule de vacances correspondant aux jours de vacances non pris, au plus tard le 31 décembre de l’année de vacances. Aucune cotisation de sécurité sociale n’est perçue sur ce pécule de vacances unique.

7. Vous avez encore des questions concernant (l’optimalisation) de votre politique du personnel ?

Lorsqu’un travailleur choisit lui-même de ne pas prendre ses vacances, l’employeur se retrouve dans une situation difficile. En effet, le travailleur ne peut pas renoncer aux vacances auxquelles il a droit et un report sur l’année suivante est également impossible. L’employeur n’est pas obligé de payer les vacances non prises (dans le cas d’un employé). Il doit toutefois pouvoir prouver qu’il a donné à l’employé la possibilité de prendre ses vacances.